Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der a.factor Personalentwicklung – The Human Resources Company GmbH (in weiterer Folge „a.factor“) ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesgesetzes zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (Datenschutzgesetz – DSG). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unseres Unternehmens.

Information über die Erhebung personenbezogener Daten

Wir stellen Ihnen eine Website zur Verfügung. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, zB.: Name, Adresse, E-Mail-Adressen, etc.

Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Abs 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist

a.factor Personalentwicklung- The Human Resources Company GmbH
Steingasse 1/6
1030 Wien Austria

Datenschutzbearuftragte:
Mag. Dr. Natascha Kornfeld Ebner
E-Mail: datenschutz@a-factor.at

Einführung
a.factor verpflichtet sich hiermit, die Privatsphäre Ihrer personenbezogenen Informationen zu schützen. Diese Erklärung fasst unsere Richtlinie zur Erhebung, Verwendung und Weitergabe personenbezogener Daten zusammen. Wir erklären hier ebenfalls, mit welchen Sicherheitsmaßnahmen a.factor diese Daten und diesbezüglichen Rechte schützt.

Ausgangslage
a.factor ist ein Unternehmen im Bereich Headhunting, Executive Search, Direktsuche und Management-Audit. Aus diesem Grund speichern, sammeln und verwenden wir eine große Zahl von personenbezogenen Daten, da dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen notwendig ist.

Daten beim Headhunting, Executive Search und der Direktsuche
Wenn Sie ein Kandidat für einen unserer Executive-Search-, Headhunting- oder Direktsuche-Aufträge sind, können folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von uns erfasst und gesammelt werden: Kontaktdaten (Email-Adresse, Anschrift, Telefonnummer), beruflicher Werdegang, Ausbildungshistorie, soziale Aktivitäten, Vergütungsdetails (soweit gesetzlich zulässig), Berufserfahrung, Fähigkeiten und Vorlieben, Sprachkenntnisse, Persönlichkeitsmerkmale, Charaktereigenschaften, Berufsstilprofil, Führungskompetenz, Notizen zum Vorstellungsgespräch (falls zutreffend), Identifikationsdaten (Geschlecht, Familienstand, Nationalität), Fotos und Kontakthistorie. Diese Daten können direkt von Ihnen, über öffentliche Quellen und/oder Dritte wie zum Beispiel Referenzen, Ihr professionelles Netzwerk-Profil, Nachrichtenbeiträge und unserem autorisierten Background-Check-Anbieter kommen.

Management-Audit-Daten
Sollten Sie im Rahmen unserer Dienstleistung an unserem individuellen Stilprofil teilnehmen oder mit Tiefeninterviews bewertet werden, können wir Daten wie Ihren Namen, Email-Adresse, kulturellen Hintergrund, Qualifikationen, Berufserfahrung, Angaben zur Beschäftigung, Zuständigkeiten bei der Arbeit, berufliche Ansichten sowie alle anderen Antworten, die Sie im Rahmen von Bewertungsmaßnahmen und Vorstellungsgesprächen abgeben, erfassen. Die Angabe zusätzlicher, personenbezogener Daten zum Alter, Geschlecht und der ethnischen Zugehörigkeit ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Bewertungsergebnisse.

Referenz- oder Quellendaten
Wenn Sie zu den Personen zählen, die eine persönliche Referenz oder ein Feedback über einen Kandidaten abgeben, verarbeiten wir in der Regel Ihre Kontaktdaten, bestimmte berufliche Details wie Titel, Beruf, Qualifikationen, Werdegang und Ihre Verbindung zum Kandidaten. Wir können diese Daten direkt von Ihnen, dem Kandidaten oder auch aus öffentlichen Quellen beziehen. Wir verwenden diese Daten, um uns ein genaueres Bild von dem Kandidaten zu machen. Jede Rückmeldung, die Sie zu einem Kandidaten abgeben, wird anonymisiert, bevor wir sie mit Dritten teilen. Wir können Ihre Kontaktdaten auch verwenden, um Sie über Dienstleistungen zu informieren, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten.

Kandidaten- und Assessment-Daten
Die Daten werden zum Erbringen unserer Dienstleistung im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit verwendet. Dies kann die Beurteilung der Eignung von Kandidaten für verschiedene Funktionen, die Vorstellung als Kandidat bei potentiellen Arbeitgebern (Kunden von a.factor), die Kontaktaufnahme mit Ihnen für einen Auftrag (Headhunting, Executive Search, Management-Audit oder Direktsuche) oder die Überprüfung der Angaben Ihres Profils umfassen.
Ihre personenbezogenen Daten können auch an Dritte, die wir mit der Erbringung von Dienstleistungen wie Ausbildungsüberprüfungen und/oder Hintergrundprüfungen beauftragt haben, weitergegeben werden. Allerdings nur insofern, als die durchgeführten Prüfungen angemessen und im Einklang mit den betreffenden Gesetzen vor Ort stehen. Ihre personenbezogenen Daten können auch an unsere Drittanbieter, die in unserem Auftrag Funktionen ausführen, wie beispielsweise ausgelagerte Dokumentenspeicheranbieter, weitergegeben werden. Diese sind alle verpflichtet, Ihre persönlichen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und dieser Datenschutzrichtlinie zu verarbeiten. Ihre personenbezogenen Daten können auch an Referenzgeber oder Quellen weitergeleitet werden, um zusätzliche Informationen über Sie zu erhalten, damit wir unseren Klienten ein detaillierteres Profil zur Verfügung stellen können.
Schließlich können Ihre persönlichen Daten auch an eine zuständige Strafverfolgungs-, Regierungs- oder Regulierungsbehörde oder ein Gericht weitergegeben werden, insofern dies zur Ausübung der gesetzlichen Rechte von a.factor, zum Schutz Ihrer Interessen oder als eine Angelegenheit des anwendbaren Rechts notwendig ist.

Lieferanten- und Kundendaten
Wenn Sie ein Lieferant oder Kunde von a.factor sind, sammeln und verwenden wir Informationen über das Unternehmen und Personen innerhalb des Unternehmens, um unseren Verpflichtungen Ihnen gegenüber nachzukommen und unsere Geschäftsbeziehung zu pflegen. Die erfassten Daten umfassen in aller Regel Kontaktdaten wie Name, Email-Adresse, Telefonnummer und Berufsbezeichnung sowie weitere Geschäftsdaten im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen. Wir können diese Informationen auch für andere Geschäftszwecke verwenden, inklusive Datenanalyse, Benchmarking oder auch für statistische Zwecke. Wir können die erhobenen, persönlichen Daten verwenden, um Sie über Dienstleistungen zu informieren, von denen wir glauben, dass diese für Sie von Interesse sein könnten.

Aufbewahrung der personenbezogenen Daten
Die gesammelten, personenbezogenen Daten werden in unserer firmeneigenen Datenbank gespeichert, die allen a.factor-Mitarbeitern zugänglich ist.

Verwendung personenbezogener Daten
a.factor verarbeitet alle personenbezogenen Daten nur in einer Art und Weise, die mit den Bestimmungen dieser Datenschutzrichtlinie vereinbar ist. Wir stellen nach bestem Wissen und Gewissen sicher, dass alle Daten aktuell und zulässig für die beabsichtigte Verwendung sind.

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Rechtsgrundlage für das Sammeln und Verwenden der in dieser Richtlinie beschriebenen, personenbezogenen Daten durch a.factor hängt von den jeweiligen Daten und dem Kontext ab, in dem sie von uns erhoben wurden.

Wir verarbeiten persönliche Informationen über Sie, unter anderem Ihre Kontaktdaten (Name, Anschrift, Email-Adresse, Telefonnummer) und Daten, die normalerweise in einem Lebenslauf enthalten sind (Ausbildungshistorie, beruflicher Werdegang, Berufserfahrung, Vergütungshistorie, falls dies nach lokalem Recht zulässig ist, usw.) Zudem verarbeiten wir alle zusätzlichen Eckdaten, die uns helfen können, Sie mit einem Führungskräfte-Vermittlungsauftrag in Verbindung zu bringen – zum Beispiel berufliche Interessen oder Umzugsinteressen. Außerdem verwenden wir Daten, die wir bei unserer Personalberatung für Führungskräfte auf der Basis legitimer Interessen erhalten haben, insofern die Weiterverarbeitung dieser Daten nicht durch Ihre eigenen Datenschutzinteressen oder gesetzlich vorgesehene Rechte und Freiheiten nichtig gemacht wird.

Sobald wir mit unserem Suchprozess fortfahren, werden wir Sie vorher bitten, eine Einverständniserklärung für zusätzliche Verarbeitungsaktivitäten zu unterzeichnen. Dies umfasst zusätzliche Informationen, die während des Suchprozesses zutage treten, Informationen, die Sie im Laufe von Vorstellungsgesprächen zur Verfügung stellen, Informationen, die durch den Einsatz unserer eigenen Bewertungs-Tools zustande kommen, sensible, persönliche Daten (falls Sie sich entscheiden sollten, diese freiwillig weiterzugeben) sowie alle weiteren Einblicke, die wir unseren Klienten zur Verfügung stellen können.

Sicherheit und Integrität der Daten
Um den unbefugten Zugriff Dritter zu verhindern, die Exaktheit der Daten aufrechtzuerhalten und die ordnungsgemäße Verwendung der Informationen sicherzustellen, hat a.factor geeignete juristische, technische und physische Verfahren implementiert. Diese Prozesse werden regelmäßig überprüft und auf den neuesten Stand der rechtlichen und technischen Entwicklungen gebracht.

Datenspeicherung
a.factor speichert Ihre personenbezogenen Daten immer nur so lange, wie sie im Zusammenhang mit dem Zweck, für den sie erhoben und verwendet werden, gebraucht werden. Dabei werden die folgenden Kriterien bei der Speicherung der Daten von uns befolgt:

• Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir eine aktive, geschäftliche Beziehung zu Ihnen unterhalten.
• Sobald unsere geschäftliche Beziehung zu Ihnen endet, können Ihre persönlichen Daten noch für unsere gegenwärtigen oder zukünftigen, legitimen Geschäftszwecke relevant sein. Wir können zum Beispiel aufgefordert werden, bestimmte persönliche Daten für unsere Unterlagen aufzubewahren, wenn Sie von uns in eine Position versetzt wurden oder damit wir unsere gesetzlichen Rechte festlegen, ausüben oder verteidigen können.
• Es kann notwendig sein, bestimmte persönliche Daten zu speichern, um zu dokumentieren, dass wir unseren Verpflichtungen gegenüber Kunden nachgekommen sind oder dass wir unsere Verpflichtungen weiterhin erfüllen, nachdem wir einen Auftrag, an dem Sie möglicherweise beteiligt waren, für unsere Kunden erfüllt haben.

Einladungen zu Events
Von Zeit zu Zeit können wir Sie mit einer Einladung, die zu Ihrer Branche oder der Rolle in Ihrer Organisation passt, kontaktieren. Sie können unsere Einladungen zu Events zu jeder Zeit abbestellen.

Publikationen
Wir können Sie gelegentlich kontaktieren, um unsere Publikationen und innovativen Konzepte zu teilen, wenn wir glauben, dass dies für Sie von Interesse sein könnte oder für ihre Rolle in Ihrem Unternehmen relevant ist. Sie können dies zu jeder Zeit widerrufen.

Ihre Rechte gegenüber a.factor
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten einzusehen, zu korrigieren, zu vervollständigen, zu aktualisieren oder zu löschen. Sie haben das Recht, die Weitergabe Ihrer Daten an Dritte einzufordern oder jede weitere Kontaktaufnahme von a.factor zu untersagen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu widersprechen, uns aufzufordern, die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten einzuschränken oder Ihre Einwilligung zu jeder Zeit zu widerrufen. Wenn Sie eines der genannten Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte per Mail an datenschutz@a-factor.at

Sollten Sie einfordern, dass wir Ihre persönlichen Daten aus unserer Datenbank entfernen, bitten wir Sie zu beachten, dass wir ein Minimum an persönlichen Daten über Sie speichern können, um zukünftige Kontakte zu verhindern, Ihren Wunsch nach Löschung Ihrer Daten und die an unsere Klienten übermittelten Informationen aufzuzeichnen.

Ebenso können Sie Ihre Einwilligung zu jeder Zeit widerrufen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung erhoben und verarbeitet haben. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf die vor dem Widerruf durchgeführte Verarbeitung der Daten und auch nicht auf die Verarbeitung aus anderen, rechtmäßigen Verarbeitungsgründen als der Einwilligung.

Schließlich haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde über unser Erheben und Verwenden Ihrer personenbezogenen Daten einzureichen. Für weitere Informationen zum Beschwerdeprozess wenden Sie sich bitte an die zuständige Datenschutzbehörde.

Wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung
a.factor behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu jeder Zeit und ohne Angabe von Gründen zu ändern oder zu vervollständigen. Sollte es wesentliche Änderungen an der Datenschutzerklärung geben, werden wir diese hier veröffentlichen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um sie auf den neuesten Stand zu bringen. Bitte konsultieren Sie diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit, um immer auf dem Laufenden zu bleiben.
Sollten Sie Fragen zu Ihren persönlichen Daten haben, senden Sie uns bitte eine Nachricht an a.factor unter datenschutz@a-factor.at